看似繁忙的多种沟通途径其沟通效率低下，跨部门之间的协作通常需要多方协调，耗费大量人力物力。使得企业资源不能有效分配。
2006年，IBM针对全球的CEO们做了一个调研，调研的结果显示，那些已经和自己的供应商、业务合作伙伴、客户、员工等实现很多协作的企业，在年平均收入增长率上要远远高于它的竞争对手。
同时，CEO们还明确表示，内部的协作创新和外部的协作创新都非常关键。“没有协作就没有创新”的观点被很多CEO所接受。不过，尽管在调研中有76%的CEO认为协作很重要，但是真正采取行动的仅仅只有51%。他们认为，企业在实践中实现协作还很困难。
于是，帮助CEO们的协同软件逐渐兴起，协同软件开始尝试为企业解决实现协作时所面临的困难。
沟通不再有障碍
如今，对于跨国或跨地区的企业而言，员工日常的工作大部分都不是在公司公布完成的。这样一来，协作就成了工作中的重中之重。
于是，在最初的协作中，各种各样的通讯工具成了进行协作的必要手段。随后，手机、即时通讯工具的产生让协作变得更加便捷。不过，这远远不够，IBM提出了一种以社区为中心的协作。在同一个社区中，人们可以共享同一个网络，用以往不同的方式进行协作和学习，来了解更多的知识。而且他们可以选择对他们来说最有效的方式来进行协作。所有的一切，都离不开相应的工具和平台来实现更有效的协作。
北京李宁体育用品有限公司作为国内著名的体育运动服装及运动器材制造商，虽然通过十几年的发展，公司已经在经营上已取得了不俗的业绩。但是为了求得更快的发展，保持公司的良好势头，李宁公司在企业信息化建设方面也进行了不懈的探索。
以办公自动化系统建设为例，李宁公司在企业内部搭建起适合公司需要的电子邮件系统并逐步建立起满足公司业务需求的办公自动化应用系统。
办公自动化系统的实施，让公司员工通过电子邮件系统就能够方便地与客户、商业伙伴或是其他员工进行沟通。公司通过各部门的知识管理库，能够将员工积累的知识、经验和信息积累下来并合理的进行分类，员工也能方便的查询到可能会有帮助的知识和经验。
通过绩效考核系统，人力资源部能够将公司的KPI考核体系落实到人，对员工的绩效情况进行跟踪、评估，最终形成对员工的评价报告。通过将内部办公信息整合，办公系统提供了更为准确的数据依据，能够为公司的管理提供服务，而借助系统进行企业文化的深入宣传，也进一步增强了企业凝聚力。
不只是电子化
如今，办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入企业的发展变革过程中，更加贴近企业发展过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、人力资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业信息化系统。
对于IBM而言，它的协同软件当属Lotus无疑。IBM提出了企业有效的协同环境必须具备的五个特性：开放、整合、交互、灵活、实时——开放的跨平台协作与开放文挡格式、统一整合的桌面应用、高度交互的智慧分享、灵活可扩展的应用、随时随地的实时沟通性能。
过去，IBM有1000多名管理人员，现在就变得很少了。而以前用纸张来进行文件的管理和处理，现在IBM已经完全实现了无纸化。在应对分散在全球的雇员和办公地点所带来的挑战上，协作让他们产生了一种合力，以进行更多的创新。
IBM Lotus随需而变的特性某种程度上成就了IBM在SOA上的优势。以LotusNotes为例，今天的Lotus用户可以将自身固有的企业资源计划(ERP)和客户关系管理(CRM)软件作为插件与Notes软件对接，定制符合企业自身发展需要的应用。如果将一项基于Domino的销售数据系统与运行于另一平台上的人力资源系统相连接，员工即可在Notes的桌面客户端统一查看所有信息。
